Administración de la Adquisición de Materiales y Servicios

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Nombre del documento Tipo de documento Clave Nº de revisión Fecha de revisión Controles aplicados
Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de retención Disposición
Lugar Medio Tipo
Administración de Adquisición de Materiales y Servicios Proceso  PC-AMS 7 13 de octubre de 2015 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Evaluación de Proveedores Procedimiento PR-AMS-01 14 06 de mayo de 2015 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Requisición de  materiales y servicios Procedimiento PR-AMS-02 9 28 de agosto de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Compras Procedimiento PR-AMS-03 17 22 de agosto de 2014 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Entradas y salidas  de almacén Procedimiento PR-AMS-04 11 28 de agosto de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Resguardo patrimonial y control de Inventarios de CUCSUR Procedimiento PR-AMS-05 12 21 de junio de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Cotizaciones Procedimiento PR-AMS-06 5 28 de agosto de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Revisión física del inventario Procedimiento PR-AMS-07 1 21 de junio de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Capacitación a responsables de  Control de Inventarios Procedimiento PR-AMS-08 1 21 de junio de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Baja definitiva de  activos del inventario Procedimiento PR-AMS-09 1 21 de junio de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivo para los inventarios del almacén general del CUCSUR Instructivo IT-AMS-01 2 21 de junio de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivo para evaluación de proveedores de adquisición de materiales y servicios y administración de infraestructura Instructivo IT-AMS-02 5 06 de mayo de 2015 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivo para la entrega de un bien inventariable por almacén Instructivo IT-AMS-03 1 21 de junio de 2012 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivo para Investigación de Mercados Instructivo IT-AMS-04 0 22 de agosto de 2014 N/A Digital N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivo para la Elaboración de Notas de Remisión Instructivo IT-AMS-05 0 16 de junio de 2015 N/A Digital N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivo para ingresar al apartado del SIIAU donde se controlan todos los bienes inventariables Instructivo IT-AMS-06 0 16 de junio de 2015 N/A Digital N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivo para realizar cambio de resguardante Instructivo IT-AMS-07 0 16 de junio de 2015 N/A Digital N/A N/A N/A N/A N/A
Instructivo para generar una nota de remisión Instructivo IT-AMS-08 0 16 de junio de 2015 N/A Digital N/A N/A N/A N/A N/A
Guía de Usuario Alta Patrimonial Automatizada 2013 Externo N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Guía para crear nota de remisión Externo N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Guía para elaborar nota de crédito Externo N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos  y Contratación de Servicios de la Universidad de Guadalajara Externo N/A 1 18 de mayo de 2002 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Manual de Procedimientos para Adquisicones de Servicios con Recursos Extraordinarios Federales de la Universidad de Guadalajara. Externo N/A N/A N/A N/A Impreso N/A Personal de la Oficina de Compras N/A N/A N/A
Manual de Procedimientos para Adquisiciones y Contratación con Recursos Autogenerados de la Universidad de Guadalajara Externo N/A N/A N/A N/A Impreso N/A Personal de la Oficina de Compras N/A N/A N/A
Requisición de Materiales y Servicios Formato FR-AMS-01 8 21 de junio de 2012 Archivo en la oficina de compras / Archivo de oficina de proyectos especiales Impreso Anexo a la orden de compra Personal autorizado  de compras y proyectos especiales N/A 1 año Archivo de Concentración
Solicitud de cotización Formato FR-AMS-02 7 13 de septiembre de 2013 Archivo en la oficina de compras / Archivo de oficina de proyectos especiales Impreso Anexo a la orden de compra Personal autorizado  de compras y proyectos especiales Electrónica 1 año Archivo de Concentración
Cédula de registro al padrón de proveedores de CUCSur Formato FR-AMS-03 0 25 de julio de 2012 Archivo físico en la oficina de Compras Físico Ordenado por orden alfabético Personal autorizado de Compras Electrónica Permanente Archivo de Compras
Orden de compra Externo N/A N/A N/A Oficina de compras Impreso Ordenado por consecutivo Personal autorizado de compras N/A 5 años Archivo muerto
Formato de entrega de materiales de limpieza a intendentes Interno FR-AMS-04 0 28 de agosto de 2012 Archivo de almacén Impreso Ordenado por mes Personal autorizado de almacén Electrónica Permanente Archivo electrónico
Cuadro comparativo Formato FR-AMS-05 9 03 de julio de 2012 Archivo en la oficina de compras / Archivo de oficina de proyectos especiales Impreso Anexo a la orden de compra Personal autorizado  de compras y proyectos especiales Electrónica 1 año Archivo de Concentración
Reporte de material de limpieza entregado al personal Formato FR-AMS-06 0 26 de septiembre de 2012 Archivo de almacén Electrónico Ordenado Personal autorizado de almacén  Electrónita Permanente Archivo electrónico
Resguardo interno para mobiliario y equipo Formato FR-AMS-08 4 28 de agosto de 2012 Archivo de almacén Impreso Ordenado por área Personal autorizado de almacén Electrónica Permanente Archivo electrónico
Control de pago a  proveedores Formato FR-AMS-11 1 21 de junio de 2012 Archivo electrónico  de oficina de proyectos especiales Electrónico Con base al dictamen de la ejecución de presupuesto Personal de proyectos especiales Respaldo electrónico Mínimo 6 meses - Hasta que sea necesario N/A
Movimientos de ingresos realizados por mes en el sistema de almacén Formato FR-AMS-13 3 21 de junio de 2012 Archivo de almacén Impreso Ordenado por fecha Personal de almacén Electrónica Permanente Archivo almacén
Entrega de Nota de Remisión o Crédito Formato FR-AMS-14 2 21 de junio de 2012 Archivo de inventarios Impreso Ordenado por fecha Personal autorizado de Suministros e Inventario Electrónica Permanente Oficina de Inventarios
Reporte mensual en costos de consumibles y equipo entregado a todo el CUCSUR por año Formato FR-AMS-16 2 21 de junio de 2012 Archivo de almacén Impreso Ordenado por fecha Personal de almacén Electrónica 1 año Archivo de Concentración
Levantamiento de Inventario Físico Formato FR-AMS-24 2 21 de junio de 2012 Archivo de inventarios Impreso Ordenado por área Personal de inventario N/A Permanente Archivo de inventario
Inventario Interno Formato FR-AMS-25 1 21 de junio de 2012 Archivo de inventarios Impreso Ordenado por área Personal de inventario N/A Permanente Archivo de inventario
Requisición de Artículos de Almacén Formato FR-AMS-26 3 21 de junio de 2012 Archivo de almacén Impreso Ordenado por fecha Personal de almacén N/A Permanente Archivo de almacén
Padrón de Proveedores Formato FR-AMS-28 3 21 de junio de 2012              
Formato de Control de Ingreso de Mercancía al Almacén  Formato FR-AMS-30 1 21 de junio de 2012 Archivo en la oficina de compras Impreso Ordenado por área Personal autorizado de compras N/A 1 año Se destruye
Formato para Evaluación de Proveedores Formato FR-AMS-31 5 06 de mayo de 2015 Archivo en la oficina de compras Impreso Ordenado por área Personal autorizado de compras N/A 15 días Se destruye
 Documento previo a la Nota de Débito  Formato FR-AMS-32 4 28 de agosto de 2012 Archivo electronico  Electrónico Ordenado por folio Auxiliar de almacén Electrónica Permanente Archivo electrónico
Reporte de Equipo con Recursos Extraordinarios de Almacén Formato   FR-AMS-33 4 22 de junio de 2012 Archivo electrónico  Electrónico Ordenado por área Personal de almacén Electrónica 1 año Archivo de almacén
Base de datos de Inventario Formato FR-AMS-34 2 22 de junio de 2012 Archivo electrónico en la Oficina de Inventarios Electrónico N/A Personal autorizado de Suministros e Inventario Respaldo en CD Permanente Archivo electrónico
Bitacoras de numeros consecutivos para requision  de  Materiales y servicios  Formato FR-AMS-35 1 22 de junio de 2012 Archivo en la oficina de compras / Archivo de oficina de proyectos especiales Electrónico N/A Personal autorizado  de compras y proyectos especiales Electrónica 1 año Se elimina
Base de códigos de proveedores utilizados para el ingreso al sistema de almacén, de consumibles e inventariables. Formato FR-AMS-36 1 22 de junio de 2012 Área de almacén Electrónico Ordenado por código Personal de Almacén Electrónica Permanente Archivo electrónico
Bitácora de números consecutivos para documentos previos Formato FR-AMS-37 1 22 de junio de 2012 Área de almacén Impreso Ordenado por consecutivo Personal de almacén Electrónica 1 año Archivo de Concentración
Base de datos de documento previo a nota de débito Formato FR-AMS-38 3 22 de junio de 2012 Área de almacén Electrónico Ordenado por consecutivo Personal de almacén Electrónica Permanente N/A
Base de órdenes de compra Formato FR-AMS-39 2 22 de junio de 2012 Archivo electrónico  Electrónico N/A Personal autorizado de compras Electrónica Permanente Archivo electrónico
Bitácora de números consecutivos para cuadro comparativo Formato FR-AMS-41 2 30 de enero de 2015 Área de almacén Impreso Ordenado por consecutivo Personal de almacén Electrónica 1 año Archivo de Concentración
Bitácora de números consecutivos para órdenes de compra Formato FR-AMS-42 2 30 de enero de 2015 Área de almacén Impreso Ordenado por consecutivo Personal de almacén Electrónica 1 año Archivo de Concentración
Control de Requisiciones Formato FR-AMS-43 2 22 de junio de 2012 Oficina de compras Electrónico Ordenado por consecutivo Personal autorizado de compras PC Permanente Archivo electrónico
Nota de remisión para traspaso interno de mobiliario y equipo Formato FR-AMS-44 1 22 de junio de 2012              
Formato de Resguardo PATME II Externo N/A N/A N/A Archivo de inventarios Impreso Ordenado por área Personal autorizado de Suministros e Inventario Electrónica Permanente Oficina de Inventarios
Formato de Nota de Remision Externo N/A N/A N/A Archivo de inventarios Impreso Ordenado por envio Personal autorizado de Suministros e Inventario N/A Permanente Oficina de Inventarios
Formato de nota de Credito Externo N/A N/A N/A Archivo de inventarios Impreso Ordenado por área Personal autorizado de Suministros e Inventario N/A Permanente Oficina de Inventarios
Oficio de entrega de etiquetas Oficio N/A N/A N/A Minutario de Inventarios Papel y/o electrònico Por fecha Personal Serv. General e Inventarios Electrónico 6 meses Eliminar
Software de Control de Inventarios Externo N/A N/A N/A Servidor Serv. Grales Electronico N/A Personal Serv. General e Inventarios N/A Permanente Permanente
Orden de Servicio Externo N/A N/A N/A Oficina de compras Impreso Ordenado por consecutivo Personal autorizado de compras N/A 5 años Archivo muerto