Glosario Técnico

Código: GL-SGC-01          Nº de revisión: 4          Fecha de revisión: 20 de junio de 2012


GLOSARIO TÉCNICO DEL SGC

  • Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar las causas de una no conformidad, defecto o cualquier situación indeseable existente, para evitar su repetición.
  • Administración: Organización y funcionamiento de este sistema.
  • Ambiente de Trabajo: Condiciones o circunstancias físicas, sociales, económicas, etc., de un lugar, de una reunión, de una colectividad o de una época.
  • Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, implementadas en el Sistema de Calidad, que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto satisfacerá los requisitos dados sobre la calidad.
  • Auditor: Persona que informa sobre la interpretación o aplicación de la norma y propone la resolución correspondiente en los procedimientos.
  • Auditado: Persona que es examinado a fin de comprobar si se ajusta a lo establecido por la norma.
  • Auditoria: Es una herramienta de gestión que comprende una evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva del funcionamiento de la organización en su conjunto o de alguna de las unidades que la integran.
  • Auditoria de Calidad: Examen sistemático e independiente con el fin de determinar si las actividades y los resultados relativos a la Calidad satisfacen las disposiciones preestablecidas, y si éstas disposiciones son aplicadas en forma efectiva y son apropiadas para alcanzar los objetivos.
  • Calidad: La totalidad de las características de un producto o servicio que le confieren aptitud para satisfacer necesidades establecidas e implícitas.
  • Certificación: Es la acción llevada a cabo por una entidad reconocida como independiente de las partes interesadas, mediante la que se manifiesta la conformidad, solicitada con carácter voluntario, de una determinada empresa, producto, proceso, servicio o persona con los requisitos definidos en normas o especificaciones técnicas.
  • Cliente: Persona que demanda los servicios o productos que presta una Organización / unidad Administrativa. Es el más próximo destinatario de los servicios o productos que ofrece una Unidad Administrativa.
  • Cliente Externo: Persona u organización que recibe un producto o servicio y que no es parte de la organización que lo provee.
  • Cliente Interno: Persona o departamento que recibe un producto, servicio o información (Output) que sale de otra persona o departamento de la misma organización.
  • Control de la Calidad: Técnicas y actividades de carácter operativo, utilizadas para satisfacer los requisitos de Calidad de un producto o servicio.
  • Diagramas: Dibujo geométrico que sirve para demostrar una proposición, resolver un problema o representar de una manera gráfica la ley de variación de un fenómeno.
  • Diagramas de Flujo: Representación gráfica de los pasos de un proceso, que se realiza para entender mejor al mismo. Es una de las Siete Herramientas de la Calidad.
  • Eficiencia: Consiste en obtener el máximo resultado posible con unos recursos determinados, o en mantener con unos recursos mínimos la calidad y cantidad adecuada de un determinado servicio/producto.
  • Evaluación: Es la valoración de la capacidad de la empresa para lograr sus objetivos iniciales o revisados, de forma que se recomiende el «tipo de tratamiento», es decir, se formulen las políticas y procedimientos que regulan las desviaciones observadas en el funcionamiento de los sistemas.
  • Evidencia Objetiva: Información cuya veracidad puede demostrarse, basada en hechos y obtenida por observación, medición, ensayo u otros medios.
  • Gestión de Calidad: Actividades de la función empresaria que determinan la política de la calidad, los objetivos y las responsabilidades, y que se implementan a través de la planificación de la calidad, el control de la calidad, el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento de la calidad, en el marco del sistema de la calidad.
  • Gestión de Procesos: Consiste en dotar a los procesos de las herramientas necesarias para lograr que éstos sean a la vez eficaces y eficientes, permitiendo un seguimiento y control sobre todas las actividades que forman parte de los mismos.
  • Indicador: Unidad de medida que permite el seguimiento y evaluación periódica de las variables clave de una organización, mediante su comparación con los correspondientes referentes internos y externos.
  • Instructivo: Conjunto de actividades especificas para comunicar sistemáticamente pasos, ideas, o conocimientos a realizar.
  • ISO: International Organization for Standardization.
  • ISO 9000: Conjunto de 5 Normas Internacionales de Estandarización sobre Gestión de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad desarrollado para ayudar a las empresas a documentar efectivamente los elementos a ser implementados para mantener un eficiente Sistema de Calidad.
  • Manual de Calidad: Documento que enuncia la política de la calidad y que describe el sistema de la calidad de un organismo.
  • Mejora Continua: Consiste en la mejora sistemática y continua de los procesos y del rendimiento operativo mediante el uso de metodologías apropiadas.
  • Mejora de la Calidad: Acciones emprendidas en todo el organismo con el fin de incrementar la efectividad y la eficiencia de las actividades y de los procesos para brindar beneficios adicionales al organismo y a sus clientes.
  • Misión: Finalidad fundamental que justifica la existencia de la organización.
  • Norma: Especificación técnica de aplicación repetitiva o continuada cuya observancia no es obligatoria, establecida con participación de todas las partes interesadas, que aprueba un organismo reconocido a nivel nacional o internacional, por su actividad normativa.
  • No Conformidad: No satisfacción de un requisito especificado.
  • Organismo: Compañía, sociedad, firma, empresa o institución, o parte de éstas, pública o privada, que posee su propia estructura funcional y administrativa.
  • Planificación de la calidad: Actividades que establecen los objetivos y los requisitos para la calidad, así como los requisitos para la aplicación de los elementos del sistema de la calidad.
  • Planificación Estratégica: Consiste en la fijación de objetivos a largo plazo, con su correspondiente asignación de recursos y diseño de sistemas de decisión y control que permitan la consecución de aquellos, una vez alcanzados los objetivos a corto plazo.
  • Política de Calidad: Orientaciones y objetivos generales de un organismo concernientes a la calidad, expresados formalmente por el nivel más alto de dirección.
  • Proceso: Conjunto de recursos y actividades relacionadas entre sí que transforman elementos entrantes (input) en elementos salientes (output) y que se pueden medir.
  • Procedimiento: Manera especificada de realizar una actividad.
  • Producto: Resultado de actividades o de procesos.
  • Producto No Conforme: Es aquel que no cumple con los requisitos para ser proporcionado al cliente. Se identifica y se controla para prevenir su uso o entrega no intencional.
  • Proveedor: Organismo que provee un producto a un cliente.
  • Registro: Documento que provee evidencias objetivas de las actividades efectuadas o de los resultados obtenidos.
  • Satisfacción del cliente: Está relacionado positivamente con la calidad percibida (a mayor calidad percibida, mayor satisfacción), y con la diferencia entre la calidad percibida y las expectativas previas a la recepción del servicio o producto.
  • Servicio: Resultado generado por actividades en la interfaz entre el proveedor y el cliente, y por actividades internas del proveedor, con el fin de responder a las necesidades del cliente.
  • Sistema de Calidad: Organización, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implementar la gestión de la calidad.
  • Sistema de Gestión de Calidad: Conjunto de la estructura de la organización, las responsabilidades, los procedimientos, procesos y recursos establecidos para conseguir los objetivos en materia de calidad.
  • Sub proceso: Conjunto de recursos y actividades relacionadas entre sí que transforman elementos entrantes (input) en elementos salientes (output) y que se pueden medir.
  • Trazabilidad: Aptitud de reconstruir la historia, la utilización o la localización de un producto por medio de identificaciones registradas.
  • Validación: Confirmación por examen y aporte de evidencias objetivas de que los requisitos particulares para un uso específico previsto han sido satisfechos.
  • Verificación: Confirmación por examen y aporte de evidencias objetivas que los requisitos especificados han sido satisfechos.
  • Visión: Describe las razones fundamentales de la existencia de la organización inspirando claramente la dirección a seguir. Incluye la calidad y la satisfacción del cliente, indicando donde se puede estar en el futuro, adelantándose a las nuevas necesidades de la sociedad.

 

DIFERENCIAS ENTRE:

  • Visitas Bimestrales
  • Revisiones de la Dirección con el Subcomité de Certificación
  • Auditorías Internas
  • Auditorías Externas.

 

  • VISITAS BIMESTRALES:  Son visitas que se realizan a los procesos por parte de la Coordinación de Calidad a sus áreas de trabajo donde las características que las diferencian de las Revisiones Internas de la  Dirección  son las siguientes:
  1. Son realizadas por la Coordinación de Calidad
  2. Se realizan cada dos meses
  3. Se revisan: los controles aplicados a sus registros,  el seguimiento al producto no conforme en caso de que se haya presentado, el seguimiento a los proyectos de mejora en caso de que el procesos haya presentado un proyecto, el seguimiento a las No Conformidades y Recomendaciones de Mejora en caso de que tengan levantadas , y la medición de sus indicadores.
  4. Estas evidencias son los insumos o entradas de información que serán presentadas por los líderes de los procesos en las Revisiones del Subcomité de Certificación

 

  • REVISIONES DE LA DIRECCIÓN CON EL SUBCOMITÉ DE CERTIFICACIÓN:  Son reuniones que son convocadas por el Representante de la Dirección del Sistema de Gestión de Calidad  para presentar de Manera Informativa el Nivel de Implementación y seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad al Subcomité de Certificación del Centro Universitario de la Costa Sur.

      Las características de las Revisiones de la Dirección con el Subcomité de Certificación y que las diferencian de los Círculos de Calidad son:

  1. A estas revisiones asiste todo el Subcomité de Certificación que está integrado por: Alta Dirección (Rector y Secretarios), Representante de la Dirección, Coordinación de Calidad y Líderes de los Procesos.
  2. Se realizan cada seis meses.
  3. La Coordinación de Calidad junto con los líderes de los procesos presentan de manera informativa  los resultados de los círculos de calidad y visitas bimestrales donde se analiza: Producto No Conforme, No Conformidades y Recomendaciones de Mejora, Proyectos de Mejora, y Medición de Indicadores, así como los  Planes de Acciones para la Mejora continua del Sistema.

 

  • AUDITORÍA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.  Las características de la Auditoría Interna del SGC de CUCSUR y que las diferencian de las Auditorías Externas son:
  1. Se realizan cada seis meses (con un mes de anticipación a la auditoría externa).
  2. Se realizan por el equipo auditor del Centro Universitario de la Costa Sur
  3. Los hallazgos pueden indicar: Conformidad, Recomendaciones u Oportunidades de Mejora y No Conformidades.

 

  • AUDITORÍA EXTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva para determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.  Las características de la Auditoría Externa son:
  1. Se realizan cada seis meses
  2. Se realizan por el Organismo Certificador
  3. Los hallazgos pueden indicar: Conformidad, Recomendaciones u Oportunidades de Mejora y,  No Conformidades que se pueden clasificar en No Conformidades Menores y No Conformidades Mayores.